Comment bien gérer le retour de vacances d’un collaborateur ou d’un gestionnaire important? - Hugo Dubé 360

Tout le monde a droit de prendre des vacances. Et tout le monde devrait pouvoir réellement décrocher pendant celles-ci.

Tu le sais très bien : lorsqu’un collaborateur ou un gestionnaire important quitte pour quelques semaines, ça peut laisser un grand vide dans une équipe. Les décisions continuent, les problèmes arrivent, les clients ont des demandes et certains dossiers avancent malgré son absence.

Et tranquillement, une liste commence à se créer :

« Il faut que je lui parle de ça à son retour. »

« Ah oui, il faudra aussi qu’il regarde ce dossier. »

« Je vais lui envoyer ça tout de suite pour ne pas l’oublier. »

C’est justement là que le problème commence.

Être en vacances… tout en restant mentalement au travail

Comme coach auprès de gestionnaires et de propriétaires d’entreprise, je constate régulièrement le même phénomène.

Pendant les vacances d’un collaborateur, on continue de lui envoyer des courriels, des messages Teams, des tâches, des notifications et toutes sortes d’informations en temps réel.

On se dit probablement : « Il regardera ça à son retour. »

Mais est-ce vraiment ce qui arrive?

Tout le monde sait qu’en vacances, on devrait désactiver nos notifications, fermer nos courriels et ne pas regarder les outils de travail.

C’est magnifique en théorie.

Dans la vraie vie, c’est souvent différent.

Ton téléphone vibre. Tu vois le nom de ton patron ou d’un collègue. Tu aperçois le début d’un message concernant un dossier important.

Et là, ton cerveau embarque.

Tu es peut-être au camping avec ta famille, sur une plage ou en randonnée, mais une partie de ton esprit vient de retourner au bureau.

Certaines personnes vont même préférer ouvrir immédiatement le message et régler le problème plutôt que de passer les trois prochaines heures à se demander ce qui se passe.

Résultat?

Elles sont physiquement en vacances, mais mentalement encore au travail.

Et leur cerveau et leur système nerveux continuent d’être sollicités.

Ne lui transfère pas un problème qu’il ne peut pas régler

Il y a quelque chose d’encore pire que d’envoyer des courriels et des notifications à quelqu’un pendant ses vacances : l’appeler pour lui demander de l’aide ou simplement pour le tenir au courant d’un problème.

Évidemment, il peut arriver une situation exceptionnelle où tu n’as réellement pas le choix. Mais ça devrait demeurer… exceptionnel.

Si ton organisation ne peut absolument pas fonctionner pendant quelques semaines sans appeler un gestionnaire en vacances, il y a peut-être aussi une réflexion à faire sur la délégation, la documentation des processus et l’autonomie de ton équipe.

Mais il y a surtout une situation que je trouve complètement inutile : informer quelqu’un d’un problème alors qu’il n’a absolument aucun pouvoir pour le régler.

Imagine que je suis en vacances et que je reçois un appel :

« Hugo, je voulais juste te dire que tel employé vient de donner sa démission. »

Ma première réaction sera probablement :

« OK… est-ce que je peux faire quelque chose? Est-ce que tu as besoin de mon aide? »

Et qu’on me répond :

« Non, non. Je voulais simplement que tu sois au courant. »

Pourquoi?

Je suis maintenant au courant, effectivement. Mais je suis peut-être aussi assis autour d’un feu de camp avec ma famille à penser à cette démission, aux conséquences pour l’entreprise, à la personne qui va la remplacer, aux clients touchés et à ce que je vais devoir gérer à mon retour.

Tu viens de me ramener mentalement au travail sans aucune raison valable.

Avant de contacter quelqu’un qui est en vacances, pose-toi donc une question toute simple :

Est-ce que cette personne peut ou doit réellement faire quelque chose maintenant?

Si la réponse est non, prends une note et garde l’information pour son retour.

Il y aura toujours des exceptions et de véritables urgences. Mais « je voulais simplement que tu sois au courant » n’est généralement pas une urgence.

Une petite parenthèse sur la durée des vacances

J’en profite pour ouvrir une petite parenthèse.

Personnellement, je crois énormément aux longues périodes de vacances.

Une semaine? Pour moi, ça passe beaucoup trop rapidement.

Deux semaines consécutives, c’est déjà mieux.

Trois semaines, là, ça commence à devenir vraiment intéressant.

Mais si tu as la possibilité de prendre un mois consécutif, je trouve que c’est là que la magie opère réellement.

Pourquoi?

Parce qu’après quelques semaines, tu commences enfin à perdre tes réflexes professionnels. Tu ne te demandes plus constamment ce qui se passe au bureau. Ton cerveau décroche véritablement.

Et pendant cette quatrième semaine, tu peux réellement profiter de cette déconnexion. Les bienfaits commencent à s’installer dans ton corps et dans ton mental.

Évidemment, ce n’est pas possible pour tout le monde et pour toutes les organisations. Mais lorsque c’est possible, je trouve que ça vaut énormément la peine.

Bon. Fermons la parenthèse et revenons à nos moutons.

Alors, qu’est-ce qu’on fait pendant l’absence?

Ma méthode est très simple.

Je prends des notes.

Chaque fois qu’une situation arrive et que je veux en discuter avec la personne à son retour, je l’ajoute à une liste.

Ça peut être dans un calepin, dans une note, dans un courriel conservé dans mes brouillons ou dans un outil de gestion de tâches.

L’outil n’a pas vraiment d’importance.

Ce qui est important, c’est de ne pas transformer chacune de mes pensées en notification dans le téléphone de la personne qui est en vacances.

Au lieu de lui envoyer 23 courriels pendant son absence, je rassemble l’information.

Je fais le tri.

Je structure mes idées.

Et surtout, je me demande : est-ce que cette personne a réellement besoin de savoir ça?

Parce qu’un autre phénomène intéressant se produit pendant les vacances : certains problèmes se règlent tout seuls.

D’autres sont pris en charge par quelqu’un d’autre.

Et certaines choses qui semblaient urgentes le mardi matin deviennent complètement inutiles une semaine plus tard.

Attention au fameux mur du retour

Il y a ensuite le retour.

Et là aussi, je vois régulièrement une erreur.

La personne revient lundi matin à 8 h et, à 8 h 03, elle reçoit le fameux courriel :

« Bon retour! Voici les 47 choses qui se sont passées pendant ton absence. »

Bienvenue au travail!

En quelques minutes, on peut réussir à effacer une bonne partie du sentiment de repos que la personne avait réussi à développer pendant ses vacances.

Même chose si tu lui envoies ton immense liste le dimanche soir à 20 h.

Techniquement, ses vacances ne sont même pas terminées.

Pourquoi ne pas lui laisser quelques heures?

Laisse la personne arriver.

Laisse-la saluer son équipe, ouvrir ses courriels, regarder son calendrier, reprendre connaissance de ses dossiers et retrouver tranquillement son rythme.

Tout n’a pas besoin d’être réglé dans les 30 premières minutes de son retour.

Mon fameux courriel de retour

Personnellement, j’aime préparer un courriel pendant l’absence de mes gestionnaires.

J’y ajoute les différents éléments dont je veux discuter avec eux.

Mais je ne leur envoie pas pendant leurs vacances.

Et lorsqu’ils reviennent, j’attends généralement quelques heures avant de l’envoyer.

Surtout, j’essaie d’éviter le roman.

Des paragraphes interminables pour expliquer 15 dossiers différents, ce n’est pas nécessairement la façon la plus efficace de transmettre de l’information.

Je préfère quelque chose de très simple :

• Dossier client X : décision à prendre.
• Projet Y : changement depuis ton départ.
• Employé Z : situation à discuter.
• Fournisseur : suivi nécessaire cette semaine.
• Nouvelle opportunité : à regarder ensemble.
• Points non urgents : discussion lorsque tu auras repris ton rythme.

Rapidement, la personne peut comprendre ce qui s’est passé et surtout distinguer ce qui est urgent de ce qui peut attendre.

Et ça, c’est important.

Tout ne devrait jamais être au même niveau de priorité.

Le courriel ne remplace pas la discussion

Après avoir envoyé cette liste, j’aime faire une rencontre avec mon gestionnaire.

Pas nécessairement à 8 h 05 le matin de son retour.

Je lui laisse le temps de prendre connaissance de l’information et ensuite on se rencontre.

On reprend les différents points ensemble.

Certains vont être réglés immédiatement.

D’autres vont devenir des tâches.

Certains vont nécessiter une rencontre avec une autre personne.

Et quelques-uns vont simplement disparaître parce qu’ils ne sont finalement plus pertinents.

Cette discussion permet aussi de donner du contexte.

Parce qu’une liste de tâches sans contexte peut rapidement devenir anxiogène.

Une conversation permet plutôt de répondre aux questions, d’établir les priorités et de s’assurer qu’on a tous les deux la même compréhension de la situation.

Les outils technologiques peuvent aider… ou nuire

Nous avons aujourd’hui une quantité impressionnante d’outils pour organiser le travail.

Dans l’environnement Microsoft 365, par exemple, Planner et To Do peuvent être très pratiques pour préparer des listes de tâches et organiser les suivis.

Mais il faut faire attention.

Chaque fois que tu assignes une tâche ou que tu ajoutes quelqu’un dans certains outils, une notification peut être générée.

Et nous revenons exactement au problème du départ.

Tu veux préparer le retour de ton collaborateur, pas lui rappeler son travail chaque jour pendant qu’il essaie de décrocher.

Peu importe l’outil utilisé, assure-toi donc de comprendre comment fonctionnent les notifications et, lorsque c’est possible, de les désactiver pendant les vacances.

Le retour devrait être une transition, pas un tsunami

Pour moi, la philosophie est assez simple.

Les vacances ont un objectif : se reposer, décrocher et revenir avec davantage d’énergie.

On veut retrouver un collaborateur reposé, motivé, créatif et idéalement inspirant pour son équipe.

Si pendant trois semaines tu le bombardes de notifications, que tu l’appelles pour lui raconter des problèmes qu’il ne peut pas régler et qu’à son retour tu lui déposes une montagne de dossiers sur le bureau, tu viens peut-être d’annuler une bonne partie des bénéfices de ses vacances.

Un bon retour devrait plutôt ressembler à une transition.

On laisse la personne reprendre son souffle.

On lui présente une information structurée.

On établit ensemble les priorités.

Et ensuite, tranquillement, on remet la machine en marche.

Mon conseil en quelques mots

La prochaine fois qu’un collaborateur ou un gestionnaire important part en vacances, résiste à l’envie de lui envoyer immédiatement chaque chose qui te passe par la tête.

Prends des notes.

Centralise l’information.

Fais le ménage avant son retour.

Et surtout, ne le contacte pas simplement pour le tenir au courant. Si l’information ne nécessite aucune action de sa part pendant ses vacances, elle peut probablement attendre.

Laisse-le ensuite revenir tranquillement.

Présente-lui les éléments importants sous forme de points simples et faciles à comprendre.

Puis prends quelques minutes avec lui pour établir les véritables priorités.

Ça demande peut-être un peu plus de discipline de la part du gestionnaire.

Mais je suis convaincu d’une chose :

Respecter les vacances d’une personne, c’est aussi respecter son retour.

Et toi, comme gestionnaire ou propriétaire d’entreprise, comment fais-tu pour gérer le retour de vacances de tes collaborateurs importants?

As-tu une méthode, un outil ou un truc qui fonctionne particulièrement bien dans ton organisation?

Partage-le-moi. Je suis curieux de connaître ta façon de faire.